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ビジネスメールで思わずやってしまいがちなミス ~TO、CC、BCC~

ネット時代のネチケット、使えないヤツを思われないための気遣い

思わずやってしまいがちなメールミス

毎日何通も送る業務連絡(ビジネスメール)。気をつけていても、ミスしてしまった経験がある人も多いでしょう。実際、(入社時に叩き込まれたにも関わらず)社会人2年目の私でも、たまにミスしてしまうことがあります。今回は、思わずしてしまいがちなメールのミスをご紹介します。これを読んで同じ的外をしてしまう人が少しでも減ってくれれば幸いです。

1. 「TO」「CC」「BCC」の使い方を間違える

BCCCCの違いが分かっていなくて、ずっと使い方を間違っていた。またはメールソフト独自の機能の使い分けができず、ミスしてしまったパターンです。

私でもこれはさすがにやってしまったことはないですが、普段からメールを送りなれていない方は要注意です。特に、BCCCCを間違えると、他人のメールアドレスを関係のない第三者にばらまいてしまい、個人情報流出ということにもなるので、しっかりと確認しましょう。

メールマガジンの配信者などは意外と多いミスで、官公庁や企業のメールマガジンも時々送信先(受信者)のメールアドレスが全部見えてしまっている場合があります。上場企業のメールマガジンでもあった事故で、これは大問題です。メールマガジンなどの同報送信前は、慎重に2重、3重のチェックを心がけるべきです。

TO、BCC、CCを使い分ける

メールを作成するとき、送信先のメールアドレスは、「TO(宛先)」欄に入力するのが基本です。しかし、この「TO」と、「CC」「BCC」を上手く使い分けると、メールの重要度や知人のメールアドレスの情報保護などに配慮したメールの送信ができます。

ここでは、簡単にCCBCCがどんなものか改めて説明します。使い分けについては、過去の記事で詳しく紹介していますので、詳しくは以下をご覧ください。

CC

「CC」とは写しを送る送信先(Carbon Copyの略)

TO(宛先)」の相手へメールをお送りした内容について、「TO(宛先)」の受信者以外に、(例えば上司など)このメールの事を知らせたい人、同時に報告したい人という場合に「CC」を使います。

CCの場合はTOの○○さんに送った内容をCCの××さんも理解しておいてくださいという意味になります。この場合、返信の義務はありませんが、CCに入れられた相手にも確認の義務はあるといえます。

本文の宛名に名前を書きましょう

文中に「CC:○○様」と明記しましょう。受信者が、CCがいると気がつかず、個人的な内容を書いて返信してしまったというトラブルもあります。メールを受け取った時に、自分のほかに誰が受信しているのかが明確だと、トラブルも防げます。

連絡のメールなどを複数人に送りたいとき、「TO」や「CC」に相手のメールアドレスを入力することで、一括送信することができます。しかし、メールを受け取った側からすると、開いたときに他人のメールアドレスが並んでいて、見にくくなってしまいます。それだけではなく、送った相手のメールアドレスがわかってしまいます。

そこで、相手に送信先のアドレスを見られないようにするのが「BCC」です。知人や友人同士であれば「CC」でもかまいませんが、仕事上の連絡などの場合は、BCCを使って複数の宛先でも他の人にわからないようにするのがマナーです。

BCC

「BCC」は他の送信者に隠して写しを送る送信先(「Blind Carbon Copy」の略)

BCC」に入力されたメ-ルアドレスは受信者には表示されません。受信者へ他の受信者がいることや、他の受信者のメ-ルアドレスがわからないようにする場合は、「BCC」欄を使用します。

関係性や重要性は低く、重要ではない場合や、「TO」や「CC」欄に入れてメールアドレスを見られたくない場合や、再確認やリマインドなど些細な内容のメールを社内の関係者(上司や同僚)に念のため見せておきたい場合も「BCC」を使用します。

または、複数の受信者がお互い面識がない相手にメールを送る場合は「BCC」を使うべきです。うかつに個人情報流出しないためです。その場合は、「一斉配信のためBCCで失礼します」と一言入れた方が親切です。

2. 「CC」「BCC」を入れ忘れる

そもそもBCCCCにメールアドレスを入れ忘れるというパターン。このうっかりミスが意外と克服できない・・・。これではせっかく使い分けができていても全く意味がありません。

送る内容のメールによって、「このプロジェクトはあの人も関わっていたからCCに入れておこう、あの人は関係していないから入れなくていいや。」というようにBCCCCに入れる、取引先、上司、同僚が変わってくると思います。

そんなとき、つい入れなくてはいけない人を忘れてしまう、余計な人にも送ってしまうなんてことがおきてしまうことも。送りなれているとついつい確認不足になってしまったり、複数のメールソフトを使い分けしていると使い勝手の違いから忘れてしまったり・・・。慣れや多少の環境の違いによって起きてしまう可能性があります。

そんなことが起こらないように、必ず送る直前に最低3回はあて先が間違っていないか、BCC、CCに入れ忘れがないか確認するクセをつけましょう。それでも不安なら4回、5回と何度もしつこく確認すればよいのです。

このほか、件名の入れ忘れや宛名の間違い、ファイルの添付忘れ、誤字脱字、説明不足など、メールをひとつ送るだけでも、色々と確認すべきことがあります。

自分の作成したメールが本当に合っているのか不安な場合は他の人にいったん下書きメールを送って確認してもらうとよいでしょう。
そのメールを受け取った人の客観的な意見をもらえば事前に上記にあげたミスを防ぐことが出来ます。
手間は増えますが、間違いだらけのメールを送ってしまうよりよっぽどいいです。

最後に業界あるあるですが、IT 企業や外資企業において、上司のメールアドレスをBCCCCに入れ忘れた場合、それは今日は業務連絡なし(=ひとつも仕事をしていない)を意味します。くれぐれもご注意ください。

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