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知らないと損をする、パソコンデータのバックアップの重要性

企業なら存続さえも危ぶまれる危険性がある、バックアップ

企業間の取引や社内外の連絡、そして各種の財務・経理業務など、現在はあらゆる情報をデータにして扱っています。こうした状況の中で、データのバックアップはいまや企業にとって欠かせないものになっています。

もし、パソコンに何らかの問題が起きた際に、各種のデータバックアップをとっていなければ事業の迅速な再開はもちろん、過去に蓄積されてきたあらゆる情報とノウハウが消失し、企業の存続さえも危ぶまれる危険性があります。今回はこのような事態に陥らないために、バックアップをとることの重要性についてご紹介します。

バックアップとは

●パソコンのバックアップ
バックアップとは、データの紛失や損失、破壊などに備えて、データの写しを取って保存することを言います。コンピュータに保存されたデータやプログラムを破損やコンピュータウィルスの感染などの事態に備えて、別の記録媒体(メディア)に保存することです。

パソコン利用における心構え

パソコンは電気製品です。電気製品に故障は付きもの。当然ですが、壊れてしまえばデータは消えてなくなってしまいます。パソコンに保存したから大丈夫!』ではなく『いつ壊れてもいいようにバックアップを取る!』という意識を持つことが大切です。パソコンが壊れると、これらの大切なデータが失われてしまいます。

  • 何時間もかけて作ったデータ
  • 購入した音楽ファイル
  • 思い出の写真データ
  • 友人の個人情報
  • 企業や仕事のパソコンなら何ヶ月、何年も続けて行っている入力データ(在庫データ、経理データ、人事給与データ、電子カルテのデータなど職種によって様々な入力済みデータなど)

データが壊れる・失われる事態とは?

壊れ方にも色々なパターンが考えられます。例えば以下のような場合です。

●コンピュータの故障
コンピュータも電気製品なので故障はつきもの。落としたり水没、落雷・停電など。

●災害(地震・火災・落雷)
地震によってコンピュータが落下!?または、コンピュータの上に物が落下。火災や落雷など。

●操作ミス
誤って削除してしまう。『初期化』を操作してしまう。

●コンピュータウィルス
コンピュータウィルス感染のためのデータ破損。

●セットアップ
セットアップ、特に再セットアップする際には、処理の誤りで消えてしまうことも。

●アプリケーションソフトのインストール
アプリケーションソフトの特に再インストール時には、そのソフトに今まで入力していたデータを失うこともあります。

データが失われると?

データが消えてなくなるということは大きな損害です。身近な携帯電話で考えてみましょう。携帯電話に入っているデータがなくなるとどんなデータがなくなる?

  • 登録されている画像(携帯カメラで撮った画像やダウンロード、メールで受信した画像などを失ってしまう)
  • 電話帳に登録してあるデータ
  • 思い出の写真データ
  • 友人の個人情報
  • ブックマークなどインターネットサイトのURL

 

携帯に入っているものは携帯が壊れることで、データがなくなる可能性を持っています。データが失われると・・・

  • 企業関連のデータが入っている携帯電話を紛失・故障等によりデータを失った場合には信頼関係にも大きく影響がでる。
  • 携帯電話自体を紛失した場合、知人の個人情報を漏洩することにもなります。この場合は信頼問題にも繋がってきます。
  • 思い出の写真の紛失。
  • 家族や知人の連絡先がわからなくなり、データの再収集が必要。

このように、携帯電話をなくしただけでもかなり大変なことになってしまいますよね。それはパソコンデータも同じです。

●仕事のデータをなくし大きな損失を与える。
頑張った労力も全て水の泡になりやり直し。そのための人件費や多額の余計な復旧コストが発生し、他の業務の停滞など、多大なる損失を及ぼす。そのための信頼関係も悪くなってしまう。

●再度収集困難な情報
例えば、冠婚葬祭の「結婚式のお祝いの金額」や「香典の金額」など、「いくら包んだか」「いくら貰ったか」そのデータを紛失してしまった場合、 それを本人に聞くこともできないですよね。データを失うとどんな損失が発生するのか、一度自分自身で考えてみましょう。たくさんの色々な問題が出てくるはずです。

バックアップをとるタイミング

個人的なパソコンのバックアップはいつ取りますか?

●大切なデータをパソコンに入力した時
自分にとって大切なデータをパソコンに保存した時にバックアップ

  • 旅行の写真
  • 知人等の情報(住所、電話番号など)
  • データや作品作成後(例えば、バックアップをとった翌日にパソコンが壊れた場合、最初からやり直すわけではなく、 最後のバックアップをとったところから作り直せばよいのです。)

●アプリケーションソフトのインストール前
新しいアプリケーションソフトをインストールするとパソコンのシステムが書き換えられたりして不具合が発生してしまうことがあるので、インストールなどパソコンに大きな変更を加える際はバックアップをとっておくと安心です。

●定期的なバックアップ
月に1回、週に1回、毎晩などとり方は様々です。自分自身のパソコン使用頻度など必要にあわせて定期的にとることも1つの方法です。

●必要と感じた時
個人的に使用しているパソコンの場合は、必要性に合わせてバックアップをとりましょう。

●その他
定期的なバックアップにも関係しますが、パソコンに大切なデータを保存した時など上記のように必要を感じていない時でも、 「コンピュータウィルス」や「パソコンの故障」など、いつデータが失われるかわかりません。そういった不安を解消するためにもバックアップは必要です。

バックアップはどこに(何に)とる?

●他の記録媒体
他の記録媒体』にバックアップをとる理由 データ損失を防ぐためにとるバックアップは 通常他の記録媒体にとります。 同じ記録媒体の中に、同じものをコピーしてバックアップをとるというのは、何かデータの手直しをする前に、 すぐに元に戻せるように (元の状態を見れるように)バックアップをとる場合もありますが、 同じ記録媒体にバックアップをしていても、その記録媒体が壊れてしまえば、データは正規のものバックアップデータ共になくなってしまいます。

●『他の記録媒体』とは???
記録媒体」とは・・・データを保存することができる媒体(メディア) 例えばHDD(ハードディスク)、MO、FD(フロッピーディスク)、CD-R、DVD、フラッシュメモリーなど、携帯電話やデジカメに使用されているメモリーカードも記録媒体です。
通常、「パソコンに保存した」という状態は、パソコン自体に内蔵されている「HDD(ハードディスク)」に保存しています。 同じパソコンの違う場所(フォルダ)にデータをコピー(複製)しておくのではなく、上記のような今データが保存してある記憶媒体以外の記録媒体にバックアップをとります。

その他の注意事項

●バックアップデータはしっかり管理
バックアップデータがどこにあるのかしっかりわかるようにしましょう!また、紛失に注意しましょう!

●データの大きさ(容量)にあわせて、バックアップをとる記録媒体(メディア)を選択
バックアップデータが増えるにつれて、記録媒体の数も多くなり、保管が大変!なんてことにならないよう、保存するデータの容量を考え、入りきる記録媒体を選びましょう。
ハードディスクやフラッシュメモリーなどは、大容量で、追加も簡単です。ただし、誤って消さないように注意が必要です。

●自分で管理しやすいものを選ぶ
記録媒体は様々なものがあります。

自分のパソコンで使用できるもの
自分のパソコンで使えないメディアを購入しても 無駄になってしまうので、自分のパソコンが対応しているメディアを購入しましょう。

自分で取り扱えるもの
CD-Rへの書き込みは多少の知識と技術が必要になります。
フラッシュメモリーやハードディスクへの保存は容易にできますが、削除も簡単にできてしまうので誤操作に気をつけましょう。

●記録媒体の取り扱いに注意
いざバックアップデータを活用すべき時に、その記録媒体が故障していたのでは、何のためのバックアップかわかりません。記録媒体の特徴は、「磁気に弱い」ものや「光に弱い」など様々です。取扱説明書をきちんと読んで正しく管理してください。

●心配ならば2箇所以上にバックアップ
通常であれば、「パソコン」と「バックアップした記録媒体」と同時に2つが壊れることは考えにくいことですが、近くにおいて置いてたり、 同じカバンに入れておいたものを失くしたり、水没させたりした場合などは同時に壊れる可能性もあります。
通常は同時に壊れる可能性は低くても、心配ならば2箇所にバックアップをとり、よりデータの紛失の可能性を軽減させることもできるでしょう!
ただし、あまりにバックアップ用の記録媒体を増やすと、その管理が大変です。 バックアップデータを紛失したり、そのためにデータを流用させてしまったり、そんなことのないように十分に注意しましょう。

フォルダ名、ファイル名をわかりやすく付ける

バックアップをせっかくとっても、そのバックアップデータがいつのものか分からない…なんてことになったら大変です。そうならないよう、正しいファイル名を付けることを心掛けましょう。正しいファイル名の命名方法にはいくつかの法則があります。仕事の内容や管理の方法によっても異なりますので、会社でファイル名の付け方にルールがあればそれに従いましょう。

もしないのであれば、自分なりのルールを作って分かりやすい名前を付けてください。このとき、ルールをころころ変えないことが重要です。

●内容を表す名前を付ける
資料」「バックアップ」などのフォルダ名やファイル名では抽象的で、誰かに渡したときファイルを開かないと内容が分からないのでNG。時間が経ってから自分で見直したときにも分かりづらいです。内容を簡単に表す具体的な名称を付けておきましょう。

●同じフォルダ・ファイルは日付で管理
毎日、報告書を作るような場合は、ファイル名を統一し、日付を入れておきましょう。毎回ファイル名が違っていたりすると、人に渡しても不親切で、後で自分が確認するにしてもよくわからなくなってしまいます。

“日付 内容” と最初に日付を付けると時間軸でソートできます。また、“内容 日付” とすれば、書類のジャンルや取引先名でソートできます。
抽象的なフォルダ名: バックアップ
分かりやすいフォルダ名: 140324 顧客情報バックアップ
分かりやすいファイル名を付けておくことで、ファイルの内容や年月などで並び替えや検索もぱぱっとできて簡単です。

リカバリーとリカバリーディスク

●リカバリーとは
パソコンを購入時の状態に戻すことです。パソコンに付属するCD-ROM、もしくはDVD-ROMで、ハードディスクの中身を出荷時の状態に戻します。OSだけでなくプリインストール・ソフトも入れ直せます。

原因を特定できない問題が発生しているときや、対処しても問題が解決しないときなどは、リカバリで解決できることがあります。また、パソコンがうまく動かなくなったときや、パソコンを人に譲るときなどにも使います。ハードディスクが故障してリカバリー領域が読めなくなってしまうと、ハードディスクからのリカバリーは行えなくなります。万一の場合に備えて、パソコン購入後はなるべく早いうちにリカバリーディスクを作成することをおすすめします。

出荷時の状態に戻すと、それまでに自分で入れたソフトやデータは消えてなくなります。自分でブランクディスクを用意してリカバリーディスクを作成するソフトもあります。

リカバリーを正しく完了するためには、あらかじめリカバリの流れや、リカバリの前後に必要な作業などを確認しておく必要があります。リカバリーの具体的な手順は、機種によって異なります。リカバリの手順は、パソコンに添付のマニュアルなどに記載されていると思いますのでご確認ください。リカバリーしても大切なデータは復元できるようにするためにも、バックアップは非常に大切な作業です。

スマートフォンやタブレットでは一般的になってきたように、パソコンでも近い将来のバックアップメディアは、ハードウェアではなく、オンラインストレージの利用が進むでしょう。

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